Ready to Take Off – Wie Unternehmen mit Onboarding-Plattformen abheben können

Der Weg zum Traumjob gleicht oft dem Weg in den Traumurlaub. Dabei bringt er aber auch die gleichen Hürden mit sich. War der Flug zum Reiseziel schon ein Albtraum, so liegt bereits auf dem ganzen Urlaub ein Schatten, bevor er richtig angefangen hat. Deshalb sind die richtige Wahl der passenden Fluggesellschaft und der Prozess bis zum Abflug sehr wichtig. Auf dem Arbeitsmarkt verhält es sich inzwischen ähnlich, unter den Unternehmen ist ein stetig zunehmender Wettbewerb um hochqualifizierte Arbeitskräfte entbrannt. Es geht nicht nur darum, Mitarbeiter zu gewinnen, sondern auch sie zu halten, denn sonst „fliegen“ sie bald mit einem anderen Unternehmen.

Darauf muss schon geachtet werden, wenn sie noch gar nicht in der Firma angefangen haben: Viele Unternehmen kennen das Phänomen, das Mitarbeiter, wie z.B. Auszubildende, ein Jahr im Voraus den Ausbildungsvertrag unterzeichnen und innerhalb dieses Jahres bis zum Start doch wieder abspringen. Mitarbeiterloyalität ist daher für jedes Unternehmen ein wichtiges Thema. Viele Firmen müssen sich aber noch bewusst werden, dass hier der erste Eindruck entscheidend ist. Die Ups und Downs einer Flugreise lassen sich mit den ersten Eindrücken beim Start in einen neuen Job vergleichen. Der Begriff „Onboarding“ wurde deshalb passenderweise von der Flugbranche in die Recruitingbranche übernommen.

Unter Onboarding versteht man im Personalwesen die Maßnahmen, die die Integration eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen fördern. In der Regel durchläuft der Mitarbeiter in der Zeit zwischen Vertragsunterschrift und finaler Einarbeitung verschiedene Phasen, die es durch Onboarding-Maßnahmen abzudämpfen gilt. Hierbei geht es darum, die Diskrepanzen zwischen den Erwartungen des Bewerbers und des Unternehmens zu überbrücken.

Quelle: http://www.slideshare.net/TSystemsMMS/onboarding-schnelle-integration-neuer-mitarbeiter-1284479

Nehmen wir an, der Bewerber bzw. neue Mitarbeiter ist ein Fluggast und das Unternehmen die Fluggesellschaft. Welche Schritte durchlaufen die beiden bis zu einer sicheren Landung?

  1. Anbieter vergleichen:  Bevor die Reise losgehen kann, wird erst einmal gesucht und verglichen, man will schließlich das beste Angebot finden. Die erste Anlaufstelle ist hierbei das Internet. Das Unternehmen muss den Bewerber von sich begeistern und ihn dazu motivieren, seinen Flug zu buchen. Eine positive Selbstdarstellung des Unternehmens sowie gut durchdachtes Personalmarketing und Employer Branding sind also wichtig!
  2. Ticket buchen: Der Interessent reicht seine Bewerbung um einen Sitzplatz im Flugzeug ein. Das Unternehmen muss jetzt die Qualität des Bewerbers überprüfen, denn es will die richtigen Passagiere im Flugzeug sitzen haben. Verläuft der Check für beide Seiten gut, dann steht dem Vertrag nichts mehr im Wege – das Ticket ist gebucht.
  3. Wartezeit bis zum Flug: Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, muss sich das Unternehmen Gedanken machen, wie es den neuen Fluggast bis zum Flug interessiert halten soll – der Flug startet i.d.R. erst ein paar Monate später, in denen er noch sehr viel Zeit hat, seine Meinung zu ändern. Es besteht also die Gefahr, dass eine andere Fluggesellschaft den Fluggast abwirbt. Die Herausforderung für die Gesellschaft besteht darin, den Fluggast bereits im Voraus so stark an sich zu binden, dass dieser nicht gewillt ist zu wechseln. Für Fluggast und Fluggesellschaft würde es das spätere Boarding erleichtern, wenn sich der Bewerber in diese Zeit schon mit den Regeln an Bord auseinander setzt, die Struktur und Abläufe im Flugzeug begreift und seine Mitreisenden kennenlernen kann. Aber vor allem soll der Fluggast den Flug nicht noch in letzter Minute stornieren.
  4. Check-in: Der Fluggast checkt nach der wochen- oder monatelangen Wartezeit endlich ein: Das ist das ultimative Zeichen für die Fluggesellschaft, dass er an der Reise teilnehmen will. Der Einstieg in das Flugzeug steht nun kurz bevor.
  5. Boarding: Jetzt wird es spannend: Der Passagier betritt das erste Mal das Flugzeug, es macht sich eine gewisse Nervosität breit. Werden die Stewardessen freundlich sein? Hoffentlich ist der Sitznachbar nett? Ist der Pilot kompetent? Ist der Sitz sauber und alles für den Passagier hergerichtet? Ist für eine Beschäftigung während des Flugs gesorgt? Stimmt der erste Eindruck nicht, fühlt sich der Fluggast schlecht aufgenommen und ist enttäuscht. Dann würde er vielleicht am liebsten gleich wieder aussteigen. Deshalb muss das Ziel des Unternehmens sein, genau dies zu vermeiden. Der Passagier soll sich wohlfühlen: Dazu gehört, dass sein Sitzplatz für ihn hergerichtet wurde und dass er im Unternehmen freundlich willkommen geheißen wird. Die regelmäßige Interaktion mit den Flugbegleitern ist wichtig, sie können dem Mitarbeiter Tipps und Tricks geben, wie er sich in der neuen Umgebung richtig verhält und sich so integriert. Ein paar aufmunternde und konstruktive Worte vom Piloten können auch nicht schaden. Werden diese unterstützenden Maßnahmen ergriffen, kann das Onboarding nur ein Erfolg werden.
  6. Flug: Das Ziel der Fluggesellschaft sollte es sein, den Passagier so von der Fluggesellschaft zu überzeugen, dass er nie mehr mit einer anderen Fluggesellschaft fliegen will. Dafür ist es unabkömmlich, den Passagier eine gewisse Unternehmenskultur erleben zu lassen, mit der er sich identifizieren kann. Das fängt schon bei Kleinigkeiten wie dem Gratiskaffee und der Zeitung im Boardingbereich an.  Denn es sind die Kleinigkeiten, die das große Ganze sympathisch machen.

Der schlimmste Fall wäre eine Bruchlandung: Das bedeutet in diesem Fall, dass der Mitarbeiter das Unternehmen nach einigen Monaten oder Jahren verlässt, obwohl er perfekt für die Stelle geeignet war. Werden die oberen Schritte jedoch erfolgreich absolviert, dann hat man den Mitarbeiter wohl dauerhaft an Bord geholt und der Höhenflug kann „ewig“ weiter gehen.

Onboarding ist also nicht mehr nur für Fluggesellschaften ein sehr wichtiges Thema. Viele Unternehmen gehen diesen Prozess aber noch verkehrt an. Fälschlicherweise wird oft angenommen, dass der Onboardingprozess erst am ersten Arbeitstag beginnt, obwohl er schon direkt nach der Vertragsunterzeichnung eingeleitet wird. Es ist nötig, den zukünftigen Arbeitnehmer schon vor Beginn des Arbeitsalltags emotional an das Unternehmen zu binden, damit er auch wirklich am vereinbarten Tag seine Stelle antritt und nicht während der Wartezeit abspringt.

Für Unternehmen bieten sich unternehmenseigene Social Communities an, um von Anfang an eine kontinuierliche Bindung zu neuen Mitarbeitern aufzubauen. In diesen können angenommene Bewerber bereits auf Daten und Dokumente zugreifen, die ihnen den Start in ihren neuen Job erleichtern. Fast noch wichtiger ist die Anknüpfung an die Community: Der neue Arbeitnehmer hat über die exklusive Social Community die Möglichkeit, seinen künftigen Kollegen schon im Voraus kennenzulernen und Kontakte zu knüpfen. Ihm bleibt dadurch der Stress und die Unannehmlichkeit erspart, an seinem ersten Arbeitstag „der Neue“ zu sein. Der Bewerber fühlt sich sofort geborgener und besser angenommen, wenn er bereits erste Personen im Unternehmen kennengelernt hat und kann diese Erfahrung auch später selbst an die nächsten neuen Mitarbeiter weitergeben. Der Ruf des Unternehmens als mitarbeiterfreundlicher Arbeitgeber wir dadurch erheblich profitieren und die Loyalität der Mitarbeiter steigt.

Dann kann ich nur noch sagen: „Vielen Dank, dass Sie mit IntraWorlds geflogen sind. Ich hoffe Sie hatten einen angenehmen Flug und besuchen unseren Social Business Blog bald wieder.“