Unterschiede zwischen ATS (Applicant Tracking System) und TRM (Talent Relationship Management)

Sowohl ein ATS als auch ein TRM– System vereinfacht das Arbeiten in den Personalabteilungen und erhöht gleichzeitig die Effizienz. Viele Personaler halten eines der Programme für ausreichend, obwohl die genauen Unterschiede zwischen einem ATS und einem TRM-System oft unbekannt sind. Dabei ist festzuhalten, dass die zwei Systeme grundlegend unterschiedliche Funktionen bieten und für verschiedene Anwendungsgebiete gedacht sind. Dieser Artikel wird sich also nicht um die Frage drehen, welche Lösung die Bessere ist, sondern vielmehr darauf eingehen, wie man durch einen kombinierten Einsatz der Systeme die Recruiting-Ergebnisse maximiert.

 

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist für die elektronische Verarbeitung von Recruiting-Aufgaben zuständig. In vielen Fällen werden Bewerbungen automatisch nach vorgegebenen Kriterien wie Keywords, Fähigkeiten, vorheriger Arbeitgeber, Berufserfahrung und Qualifikationen gefiltert – So lautet die Definition auf Wikipedia. Große Unternehmen müssen den Überblick über tausende von Bewerbungen behalten und nutzen daher schon seit Jahren ein ATS und auch mittelgroße und kleinere Unternehmen beginnen derartige Systeme in ihre Prozesse zu integrieren. Auf diesem Weg können Sie zum Beispiel Stellenanzeigen verbreiten (auf der eigenen Webseite und auf Jobportalen) sowie Bewerbungen dokumentieren und sortieren. Durch Kooperationen mit Jobportalen wie CareerBuilder oder Monster können Bewerbungen direkt an das ATS übermittelt werden. Wenn es aber darum geht langfristig einen Talent Pool und Beziehungen zu Kandidaten aufzubauen, stoßen diese Systeme an ihre Grenzen.

 

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie bemerken, dass ein Kandidat, der bei einer früheren Bewerbung abgelehnt worden ist und nun in Ihrem ATS liegt, perfekt auf eine neue Stelle passen würde. Das Problem ist, dass die ursprüngliche Bewerbung schon eine Weile her ist und keine Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Kandidaten besteht. Die Ansprache ist also ähnlich schwierig wie die Ansprache eines unbekannten Kandidaten auf LinkedIn oder Xing.

 

Genau hier hilft ein Talent Relationship Management Tool (TRM). Talent Relationship Management ermöglicht Ihnen eine persönliche Beziehung zu Ihren Talenten aufzubauen. Gute Kandidaten, die den ATS-Prozess verlassen (Second-Best-Bewerber), werden zu einem Talent Pool in Ihrem TRM-System für zukünftige Vakanzen hinzugefügt. Denken wir an das oben beschriebene Szenario nur in Kombination mit einem TRM-Tools. Nach der ursprünglichen Bewerbung hätten Sie den Kontakt in Ihr TRM-Tool transferiert, wo er durch automatisierte und personalisierte Kommunikation an Ihr Unternehmen gebunden worden wäre. Zu dem Zeitpunkt einer Vakanz besteht bereits eine Beziehung und es ist um einiges einfacher den Kandidaten anzusprechen.

 

Die zweite und häufigere Variante, wie ein ATS und TRM-System zusammenarbeiten, ist genau andersrum: Sie haben den Erstkontakt mit einem Kandidaten zu einem Zeitpunkt, wenn dieser noch nicht für einen Jobeinstieg oder – wechsel bereit ist (da er z.B. noch studiert). Sie laden ihn in eine Talent-Plattform ein und bauen eine persönliche Beziehung auf. Nach einer Weile, wenn Sie dem Kandidaten einen passenden Job anbieten können, beziehungsweise er bereit für einen Jobeinstieg oder -wechsel ist, beginnt der Bewerbungsprozess und der Kandidat wird in das ATS übertragen. Dieser Prozess kann in aller Regel wesentlich kürzer gestaltet werden als bei unbekannten Kandidaten.

Bereits in kurzer Zeit können Sie so einen Talent Pool mit potenziellen Mitarbeiter erstellen. Übrigens – hier haben wir für Sie 5 Gründe zusammengestellt, warum es notwendig ist, eine Talent Pipeline aufzubauen.

 

Wie Sie sehen ist der wichtigste Punkt die Integration der zwei Systeme. Das Unternehmen muss auf einfache Art und Weise Kandidaten transferieren können, ohne dabei Informationen zu verlieren, oder erneut eingeben zu müssen. Da wir bei IntraWorlds wissen, wie wichtig dies für einen erfolgreichen Prozessablauf ist, wurde unsere TRM-Plattform mit Schnittstellen für alle großen ATS gebaut. Durch unsere Application Programming Interface (API) bieten wir standardisierte, sowie speziell anpassbare Integrationen zu verschiedenen HR-Systemen, wodurch Daten einfach übertragen werden können.

 

Bei Betrachten dieser Punkte wird deutlich, dass es nicht um eine Entscheidung zwischen zwei Systemen, sondern vielmehr um deren Integration geht. Denn die Kombination eines ATS und TRM-Systems kann einen gewaltigen Einfluss auf Ihre Recruiting-Ergebnisse haben.